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Gestión de proyectos en el pasado y en la actualidad

Uno de los aspectos que más ha cambiado con el paso del tiempo en la gestión de proyectos es la figura del gestor de proyectos. Este ha pasado de ser un mero ejecutante de órdenes y procesos establecidos a convertirse en una figura relevante en la empresa, a organizar sus propios procesos y estar presente desde el momento en el que se comienza a crear el proyecto, formando parte de toda su evolución.

Como en todo sector, la tecnología ha ayudado mucho a que la gestión de proyectos pueda ser mucho más eficiente, permitiendo conectar a personas de un mismo equipo que se encuentran a miles de kilómetros de distancia. También el almacenamiento en la nube ha posibilitado que todos esos miembros del equipo accedan a la información en tiempo real y la modifiquen para que siempre esté actualizada. Otros elementos como el software de gestión de Wrike permite no sólo estas ventajas que hemos mencionado, también establecer prioridades, poner fechas de entrega, compartir toda la información con quien sea necesario, etc. Siempre y cuando el gestor cuente con un buen equipo y se le ofrezcan las herramientas y la formación necesarias, los proyectos de esa empresa tendrán un porcentaje de éxito mucho mayor que si no tuviese esa figura en la empresa.
Gestión de proyectos en el pasado y en la actualidad
Infografía ofrecida por Wrike -
Gestor De Proyectos Online Gratis

Lo normal es que un gestor de proyectos hubiese llegado a su puesto de forma accidental y que su experiencia fuese su carta de presentación. En la actualidad, las certificaciones son el mejor aliado de un gestor de proyectos, porque las empresas buscan gestores certificados con los que poder establecer una alianza y a los que confiar los proyectos que definirán el futuro de la misma empresa. La formación para gestores está cada vez más presente en diferentes lugares, por lo que si te atrae el mundo de la gestión de proyectos este es el mejor momento para decantarte por esta rama profesional.

Confía en una labor con futuro y que está ahora más valorada que nunca. Conoce bien las herramientas que puedes utilizar y no dejes de reciclarte nunca, esos son los principales métodos para triunfar.

 

8 Trucos para Combatir la Caída de Productividad en Verano

Aunque son muchos los trabajadores que ya se han incorporado de sus vacaciones, lo cierto es que el verano aún no ha finalizado, y quedan muchos empleados por disfrutar de las suyas. El calor es uno de los principales aliados de la caída de la productividad, y si no tenemos cuidado nuestro equipo podría comenzar a rendir poco.

Las infografías son un método fácil y entretenido de obtener información, y la de Wrike nos ha parecido la más idónea para hablar sobre los problemas de la caída de la productividad en verano, pero sobre todo para conocer cómo podemos combatirla. En ella vemos que la temperatura de la oficina es la principal enemiga, y es normal, demasiado calor puede hacer que nos distraigamos, nos den mareos, etc., aunque con demasiado frío podría pasarnos también. Lo mejor es tener un buen aire acondicionado que permita que la oficina esté a una temperatura adecuada para trabajar. Otra de las grandes ventajas de esta época es que la oficina no está a rebosar, hay menos proyectos en los que trabajar y eso significa que podemos invertir tiempo en otros proyectos que nos apasionen o en dejar volar nuestra cabeza más allá de la oficina, puede que resulte alguna idea aprovechable.
8 Trucos para Combatir la Caída de Productividad en Verano
Infografía ofrecida por Wrike - Herramientas Para Gestión De Proyectos

Uno de los principales problemas de los equipos puede ser el no saber cómo trabajar en equipo. Esos lazos que se van creando durante años deben ser lo más correctos posible, de lo contrario no disfrutarán trabajando juntos, y eso se traslada a los resultados. Organizar de vez en cuando una quedada fuera de la oficina todos juntos ayudará a crear esa buena conexión que se necesita tanto dentro como fuera de la oficina. Y, si quieres animarlos a trabajar un poco más duro, no dudes en ofrecer algún tipo de premio (entradas de cine, teatro, bonos de comida, etc.) para que su rendimiento siga estando al 100%.

Haz caso de la infografía que te hemos adjuntado y no permitas que tu equipo o tu empresa sea de las que no siguen rindiendo en verano.

 

 

La Gestión de Proyectos

Son muchos los problemas que pueden surgir desde que un proyecto se crea en la mente de un miembro del equipo hasta que este cobra forma y logra lanzarse. Son muchos los elementos que intervienen en que un proyecto salga adelante y que no suponga un problema para la empresa, pero gracias a la figura del gestor de proyectos este tipo de elementos ya no aparecen tanto, aunque sólo en aquellas empresas en la que está presente este.

Un gestor de proyectos no sólo dirige al equipo, también participa en todo aquello en lo que se le necesita, desde el comienzo de la creación de las ideas hasta el último punto de su desarrollo. Son miles las empresas que han podido comprobar cómo una vez que han contratado a un gestor de proyectos, el retorno sobre la inversión medio de los gestores de proyectos aumenta en más del 100%. También triunfan más proyectos y están en mucha más concordancia con las expectativas de la empresa. Es fundamental, y obligación de la empresa, ofrecer formación a los gestores para que sigan evolucionando y encuentren mejores formas de desarrollar sus capacidades y de utilizar nuevas herramientas que necesitarán en su futura labor.

En este sentido, las OGP (Oficinas de gestión de Proyectos) tienen mucho que ver, ya que ofrecen información acerca de proyectos creados, información útil y también se encargan de la formación del equipo en materia de gestión y liderazgo. Es importante también saber que el 87% de las compañías más destacadas actualmente cuentan con un software de gestión de proyectos como el de Wrike. La infografía que os dejamos a continuación también la hemos obtenido gracias a Wrike, y en ella vemos más características del gestor de proyectos y las ventajas que tiene el contar con uno en nuestro equipo de gestión.
La Gestión de Proyectos en 2015
Infografía ofrecida por Wrike - Software De Gestión De Proyectos

No olvidemos que las estrategias de las empresas pasan muchas veces por elaborar proyectos diferentes e innovadores que se posicionen en el mercado como una opción nueva y que atraiga a los clientes. Para que esto sea efectivo, el gestor de proyectos trabajará a fondo y se formará para buscar las mejores opciones de cara a que los proyectos se cumplan dentro de los plazos previstos y con las pautas exigidas.

 

Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos

Todo gestor de proyectos sabe bien que el tiempo es su mayor problema en casi todos los casos, sobre todo si aparecen imprevistos o si las fechas de entrega se modifican. Para ello, el gestor no sólo debe contar con plena confianza en su equipo, también con las mejores herramientas de gestión de proyectos para poder aprovechar al máximo cada minuto.

El tiempo que se pierde buscando información en carpetas desfasadas o erróneas es uno de los principales problemas que tienen los equipos, puesto que malgastan en este tipo de tareas un 25% de su jornada laboral. En la infografía de Wrike podemos ver cómo se traduce esto en costes para la empresa, volviéndose un dato desesperante para aquellos que buscan una eficiencia de su equipo. Los softwares de gestión de proyectos como el de Wrike no sólo permiten un acceso mucho más rápido a la información, también que esta esté actualizada, una mayor comunicación entre todas las partes y un seguimiento mucho más controlado de cada proyecto. Muchos gestores creen que el tiempo es, sin duda, su enemigo, pero con las herramientas actuales se consigue mejorar la eficiencia del equipo, y también que este trabaje de forma más cómoda y sin tanta presión.
Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos
Infografía ofrecida por Wrike - Software Gestión De Proyectos

La forma en la que se trabaja actualmente y el hecho de que las necesidades del mercado estén en constante evolución, hacen que los métodos actuales tengan que estar también siempre renovándose. Lo que hoy puede ser una gran herramienta para el equipo puede que dentro de un año haya quedado obsoleta. Es la empresa la que debe siempre proporcionar herramientas y formación a los empleados para que estos no sólo sepan cómo trabajar con ellas, sino que logren mejorar sus capacidades de trabajo en equipo.

Seguro que la infografía de Wrike te ha permitido hacerte una idea de cómo, sea cual sea el sector, un proyecto puede estar mejor organizado si se cuentan con las herramientas adecuadas. No olvidemos que cuantos más proyectos salgan adelante, mejor valorada estará la empresa por sus clientes, entendiendo que se esfuerzan por mejorar.

 

¿Qué es una OGP?

Muchos ya conocerán el significado de las siglas OGP, pero para aquellos que aún no estén familiarizados, hoy vamos a aportar una infografía de Wrike y algo de información acerca de ellas. Una OGP es una Oficina de Gestión de Proyectos, un departamento con el que cada vez cuentan más las empresas buscando una optimización mucho mejor de los proyectos y facilitar, tanto al equipo como al gestor de proyectos, las diferentes tareas que pueden realizar al cabo del día.

Una de las principales tareas de una OGP es la de mantener la documentación de los proyectos y las buenas prácticas, facilitando al equipo acceder a toda aquella información relevante. También se encarga de informar a las partes interesadas sobre la evolución del proyecto y se aseguran de que este se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos empresariales. Un dato relevante es que 3 de cada 5 proyectos no concuerdan con las estrategias de la empresa, algo inútil y que acaba convirtiéndose en una pérdida de tiempo y dinero. Gracias a la OGP este dato desaparece, puesto que su objetivo es el de que, al final, ese proyecto cumpla con todo lo establecido desde el momento en el que su idea apareció. Son muchas las empresas que cuentan con una OGP y que han comprobado las ventajas que ofrecen.

El porcentaje de empresas de sectores como el de la salud, las finanzas o la informática que cuentan con una OGP supera el 70%, un dato muy significativo. Además de esto, casi la mitad de las OGP ofrecen formación en gestión de proyectos como habilidades de liderazgo, software y herramientas, preparación de proyectos y otros muchos aspectos relevantes para el equipo. A pesar de todas estas ventajas y posibilidades, son muchas las empresas que no ven la necesidad de implantar una OGP en su empresa. La mayoría lo ve como un gasto innecesario o simplemente no quieren cambiar la forma en la que trabajan, seguramente obsoleta para los tiempos que corren.

¿Qué es una OGP?
Infografía ofrecida por Wrike - Gestión De Proyectos Empresariales

Es fundamental que una compañía utilice herramientas modernas que no sólo cumplan con las necesidades actuales de la empresa, sino que también sean capaces de actualizarse y ofrecer todas aquellas ventajas necesarias en esa evolución del mercado.

10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto

La planificación suele ser, en la mayoría de los casos, el elemento clave a la hora de llevar a cabo un plan de proyecto. Muchos de estos están condenados al fracaso mucho antes de comenzar, porque el equipo no ha hecho bien “los deberes” ni ha tenido en cuenta algunos de los elementos más importantes para que este se produzca, en todas sus fases, de manera correcta.

Muchas empresas cuentan además con herramientas de gestión de proyectos creadas para facilitar todo el proceso dentro del equipo, favoreciendo la comunicación entre todos y teniendo en cuenta requisitos, prioridades, plazos y demás elementos significativos. El software de gestión de proyectos de Wrike es uno de los mejor valorados del mercado, prueba de ello es que grandes empresas como Hootsuite o PayPal lo utilizan. Gracias a la infografía de Wrike, podemos resumir en 10 elementos cómo debería ser un plan de proyecto perfecto para que tu equipo y cada una de las partes interesadas en el obtengan lo mejor.

  1. Esquema de justificación comercial y necesidades de las partes interesadas.
  2. Lista de requisitos y objetivos del proyecto.
  3. Declaración de objetivos y condiciones del proyecto.
  4. Lista de productos finales y fechas de entrega aproximadas.
  5. Calendario de proyecto detallado.
  6. Evaluación de riesgo y plan de gestión.
  7. Funciones y responsabilidades definidas.
  8. Asignación de recursos.
  9. Plan de control de calidad.
  10. Plan de comunicación.

10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto
Infografía ofrecida por Wrike – Gestor De Proyectos Gratuitos

Aunque para muchos estos puntos son obvios, sobre todo aquellos que tienen experiencia en la creación de proyectos, muchas veces creemos o queremos creer que podemos hacerlo todo de una forma más resumida y rápida. Pero lo cierto es que si no tenemos en cuenta cosas como la planificación, lo que se espera de ese plan de proyecto, qué debe hacer cada miembro del equipo o cómo vamos a afrontar posibles problemas que surjan, no estaremos realizando un buen trabajo.

Sin lugar a dudas, hoy en día, un buen plan de proyectos también debe contar con un software de gestión de proyectos como el de Wrike. Esta herramienta nos facilitará el trabajo y nos asegurará una planificación mucho mejor y una comunicación fluida entre todos los miembros del equipo y personas interesadas.

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